„De cât spațiu aș avea nevoie daca aleg inchirierea de spatiu de birouri?” Aceasta este o întrebare pe care o auzim foarte des de la clienții noștri. Și nu este surprinzător – alegerea spațiului de birouri potrivit este extrem de importantă pentru orice afacere, iar dimensiunea acestuia reprezintă un factor cheie.

În alegerea viitorului vostru spațiu de birouri, trebuie să fiți siguri că există suficient loc pentru ca toți angajații voștri să lucreze confortabil, pentru a găzdui eficient operațiunile de zi cu zi, dar și pentru a vă adapta planurile pentru o posibilă extindere viitoare.

Deci, cum vă asigurați că atunci cand inchiriati spațiul de birouri, acesta are dimensiunea potrivită pentru compania voastră? V-am pregătit un scurt ghid, în încercarea de a vă ajuta în alegerea un birou perfect adaptat necesităților firmei pe care o conduceți.

Importanța unui spațiu de birouri adecvat

Să începem cu începutul – de ce este atât de important să aveți un spațiu de birouri adecvat? Simplu: pentru că spațiul de birouri poate avea un mare impact asupra eficienței și a stării de bine a angajaților voștri.

În ultimii ani, a existat o schimbare de orientare către bunăstarea angajaților. Angajatorii au fost încurajați să creeze și să susțină un mediu de lucru care să sprijine sănătatea fizică, mentală, socială și financiară a angajaților.

De aceea, s-a ajuns la concluzia că, în cadrul spațiului de birouri, este extrem de important ca toată lumea să aibă suficient loc pentru a-și desfășura confortabil activitatea. Iar spațiul de lucru nu a fost singurul criteriu de luat în considerare: zonele comune, locurile de pauză și recreere liniștite și spațiul de mișcare contribuie, împreună, la crearea unui mediu pozitiv.

De cât spațiu de birou este nevoie?

Deci, de cât spațiu de birou aveți nevoie, pentru fiecare persoană angajată? Nu există o „regulă de aur”, universal valabilă cu privire la cât de mult spațiu este necesar. Dimensiunea ideală pentru fiecare spațiu de birouri, fie ca este vorba de inchiriere spatiu de birouri sau cumparare, va depinde de o serie de factori – cu ce se ocupă compania respectivă – care este obiectul activității fiecăruia, cum este utilizat biroul și cât de mult echipament este necesar pentru desfășurarea activității..

De exemplu, o companie cu angajați care lucrează de la distanță sau care sunt deseori în afara biroului va avea nevoie de mai puțin spațiu de birou, în timp ce o companie care își primește adesea clienții în cadrul spațiului de birouri va avea probabil nevoie de mai mult loc pentru întâlniri. Cultura companiei joacă și ea un rol.

În timp ce unele firme preferă birourile private, cu spații mai mari alocate conform unei ierarhii tradiționale, altele apreciază o structură mai flexibilă, în plan deschis, care necesită, de obicei, mai puțin spațiu în general.

Iată câteva întrebări pe care trebuie să vi le puneți atunci când vă gândiți de cât spațiu veți avea nevoie:

• Câți angajați are compania?
• Angajații lucrează de la distanță?
• Angajații au birouri comune și împart stațiile de lucru, sau fiecare are nevoie de un birou dedicat?
• Este posibil ca firma să angajeze mai mulți oamei în următorii doi ani?
• Cât de multe echipamente de lucru are compania?
• Ce zone trebuie să fie private și care sunt comune?
• De câte săli de ședință și spații de relaxare are nevoie firma?
• Este nevoie de spații suplimentare? Ar putea fi vorba de spații de colaborare, zone de relaxare, spații de depozitare etc.

Răspunsurile la aceste întrebări vor fi diferite pentru fiecare companie, așa că gândiți-vă bine la cerințele dumneavoastră, în funcție de cât de deschise sau izolate doriți să fie posturile de lucru, plus orice facilități de care aveți nevoie.

„Ca regulă generală, estimăm că, pentru majoritatea companiilor, spațiul de birou pentru fiecare persoană ar trebui să fie, în medie, de 10 m2 per angajat – aceasta fiind calculată ca raport între suprafața totală închiriabilă și numărul de posturi de lucru implementate în spațiul de birouri respectiv”, sfătuiește Florian Gheorghe – Head of Office în cadrul Activ Property Services.

Însă, așa cum am spus anterior, specialiștii companiei atrag atenția că acest necesar depinde de factori variați, cum ar fi tipul de layout dorit (open space, zone partiționate), caracteristicile spațiului (formă, poziționare stâlpi, posibilități de împărțire, sursa de lumină naturală), funcțiunile dorite (săli de meeting, birouri individuale, zone de relaxare, bucătărie, cameră de server), dimensiunea mobilierului etc.

De aceea, în cazul domeniilor precum call-center, unde majoritatea angajaților lucrează în open space, posturile de lucru au dimensiuni mai mici și sunt grupate – de aceea suprafața necesară poate să scadă la 6-8 m2 per angajat. La polul opus, spre exemplu, se află companiile de consultanță și avocatură, unde angajații lucrează în birouri individuale sau cu 2-3 posturi de lucru, iar ponderea sălilor de ședințe și a zonelor comune este peste medie, suprafața necesară crescând la 15-20 m2 per angajat – menționează Head of Office Department al unei firme de ocnsultanșă imobiliară.

De cât spațiu avem nevoie pentru facilități?

Nu există o abordare universală în ceea ce privește dotările pentru birouri. Fiecare companie va avea nevoi diferite, fie că este vorba de un spațiu mai de depozitare sau de mai multe spații pentru luat masa sau socializare. Dar cam cât spațiu ocupă toate aceste facilități? Iată și un ghid aproximativ:

• Bucătărie: 5-15 de metri pătrați
• Sală de consiliu (15-20 de persoane): 25 de metri pătrați
• Sală mică de ședințe (2-4 persoane): 10 de metri pătrați
• Sală mare de ședințe (4-8 persoane): 15 de metri pătrați
• Cameră mică de depozitare: 3 de metri pătrați
• Cameră mare de depozitare: 10 de metri pătrați

Din nou, acestea sunt estimări, așa că gândiți-vă și socotiți în funcție de nevoile companiilor voastre și planificați în consecință.

Ce spune legea?

Conform standardelor, încăperile de lucru trebuie să aibă o suprafață, o înălțime și un volum de aer suficiente, care să permită lucrătorilor să își îndeplinească sarcinile de muncă fără riscuri pentru securitatea, sănătatea sau confortul acestora.

Calculul suprafețelor folosite ca birouri se face pe ansamblul unității, în funcție de numărul de lucrători și de suprafața medie de 5 mp/persoană, conform prevederilor Hotărârii Guvernului nr. 866/1996 pentru actualizarea normativelor privind spațiile cu destinația de birou sau pentru activități colective.

Încăperile de lucru în care se desfășoară activități administrative pot avea înălțimea minimă de 2,60 m, iar pentru fiecare persoană se va asigura un volum de cel puțin 10 mc și o suprafață minimă de 3,85 mp.

Inchiriere spațiu de birou perfect

Planificarea spațiului de birouri ideal este un pas vital în construirea unei firme și a unei afaceri de succes. Un birou potrivit poate crește satisfacția angajaților, poate stimula productivitatea și, în cele din urmă, poate ajuta compania voastră să se dezvolte.

Iar alegerea unui spațiu de birouri pleacă, în primul rând de la identificarea suprafeței necesare pentru echipa existentă și pentru acoperirea evoluției viitoare a numărului de angajați.  

La sfârșitul anului 2024, stocul total de spații moderne de birouri din București a atins aproximativ 3,44 milioane de metri pătrați.

Distribuția acestora pe principalele zone de business este următoarea: Centru-Vest deține 19% din stocul total, urmată de Floreasca/Barbu Văcărescu cu 17%, zona Centrală cu 13%, Dimitrie Pompeiu cu 13%, Central Business District (CBD) cu 10%, Nord-Vest (Expoziției) cu 9%, Pipera Nord cu 6%, Băneasa cu 5%, Vest cu 5%, Est cu 2% și Sud cu 1%.

Această distribuție subliniază importanța zonelor Centru-Vest și Floreasca/Barbu Văcărescu ca poli majori de atracție pentru companiile în căutare de spații de birouri moderne și bine poziționate în Capitală.

Dacă și tu ești în căutarea unei clădiri de birouri dar nu știi exact ce ți se potrivește, este de recomandat să apelezi la o firmă de consultanșă imobiliară pentru ca alegerea ta să fie una perfecta.